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FACULTAD DE QUÍMICA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN E INFORMÁTICA CENTRO DE INFORMÁTICA Salas de Informática y Cómputo para Alumnos SICA |
Plan de Trabajo Salas de Informática y Cómputo para Alumnos
Objetivo
El presente documento tiene como objetivo establecer un Plan de Trabajo para los integrantes del equipo de Soporte Técnico y apoyo de las 5 salas de cómputo de la Facultad de Química, a partir de la definición de roles y responsabilidades. Esto con el fin de cumplir con las actividades relacionadas con las salas de cómputo en el horario de servicio de lunes a viernes de 7:00 AM a 9:00 PM y sábados de 7:00 a 2:00 PM.
Definición de Funciones
En las Salas de Cómputo existen las siguientes funciones.
1.- ASESOR
Las funciones de los asesores son las siguientes:
| Conocer y respetar el reglamento interno de SICA. |
| Mostrar disponibilidad, iniciativa y cordialidad. |
| Asistir puntualmente al horario de servicio y en la sala de SICA correspondiente. |
| Los asesores que tengan servicio a las 7:00 am encenderán los equipos de cada sala. Revisando que todos estén en buen funcionamiento. Así mismo encender y revisar las impresoras. |
| Se registrará cualquier desperfecto técnico encontrado en alguna máquina en la página |
| Revisar al inicio de su servicio la agenda en la liga https://apartadosicas.quimica.unam.mx/ |
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Ejemplo Agenda de SICA del 17-21 de octubre del año 2022
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| Tener conocimiento de las actividades programadas. |
| Tendrán que revisar el horario en la liga http://informatica.fquim.unam.mx/sicas/horario/ |
| Tener conocimiento de los asesores que están presentes, los que no han asistido y reportar a los mismos. |
| Preparar las salas para recibir los cursos programados. |
| Conectar el proyector en caso de ser necesario. |
| Abrir los programas que requieren los cursos (ASPEN, SPARTAN , CHEMDRAW, BIOPAC). |
| Auxiliar a los profesores en caso de que lo requieran. |
| ÁREA DE ENTRADA |
| Estar atento a los usuarios que ingresan, evitando distraerse en actividades personales. |
| Asignar equipo a cada alumno que solicita el préstamo en SICA 1 y/o SICA 2 |
| Da ingreso a los usuarios siguiendo los parámetros establecidos (preferentemente con credencial de la Facultad, credencial de Artículo 22, IFE acompañada del número de cuenta, o solo el comprobante de inscripción, sin retener este último documento). |
| Registrar la información del alumno:
Número de cuenta |
| Controlar, y administrar el tiempo que pasan los alumnos en los equipo (sólo en caso de sobre cupo ) |
| Al momento de devolver la credencial del usuario, verificar los datos del mismo leyendo en voz alta el nombre de éste. |
| Auxiliar a los usuarios ante alguna duda o inconveniente (relacionado a la ofimática) |
| Si el usuario no devuelve o pierde la tarjeta del equipo asignado, hacerle saber la multa correspondiente. |
| Revisar que la página en la que está registrando a los usuarios sea la correcta. |
| Tener habilitado el CIBER y usarlo óptimamente (bloqueando los equipos que no se usan y activando los que presta marcando el tiempo de préstamo). |
| Informa a los usuarios, previo a la realización de un curso, el tiempo en el que deben desalojar la sala. |
| Atender las quejas y/o comentarios de los usuarios con respecto a su equipo y asignarle a un tercero para que lo resuelva. |
| Registrar adecuada y oportunamente los objetos perdidos (Entregar a algún administrador o al jefe de área ). |
| Hacer la correcta devolución de los objetos perdidos (de preferencia en presencia de un administrador). |
| ÁREA DE IMPRESIONES |
| Encender la impresora y revisar suministros. |
| Controlar la máquina central de impresiones. |
| Estar atento a los usuarios que necesitan el servicio evitando distraerse en actividades personales. |
| Acomodar vales de impresión. |
| Revisar que, el vale que recibe de los alumnos sea específicamente de impresiones y revisar la cantidad de las mismas. |
| Preguntar siempre al usuario la procedencia y nombre del archivo a imprimir. |
| Informar al usuario que la impresión de imágenes con exceso de tóner se cobran al doble. |
| Vigilar que los usuarios usen adecuadamente las instalaciones de SICA |
| Atender las quejas y/o comentarios de los usuarios con respecto a sus documentos a imprimir y asignarle a un tercero para que lo resuelva. |
| Procurar las condiciones de la Sala (Temperatura, Limpieza, Ruido, personal externo a la Facultad). |
| ACTIVIDADES TERCEROS |
| Auxiliar a los profesores en la supervisión de los alumnos en exámenes ordinarios |
| Auxiliar a los profesores en la supervisión de los alumnos en exámenes parciales |
| Auxiliar a los profesores en la supervisión de los alumnos en exámenes extraordinarios |
| Auxiliar a los profesores en la supervisión de los alumnos en exámenes Departamentales |
| Auxiliar a los profesores en rutinas de su clase (pasar asistencia, recoger exámenes, tareas, y entregarlas en los lugares indicados). |
| Reportar cualquier incidente ocurrido durante estos cursos, exámenes, etc. |
| Vigilar el adecuado uso del mobiliario y el equipo de computo |
| Vigilar que los alumnos que utilicen la sala no ingieran alimentos, ni tengan botellas de agua, refresco o té en la mesa en donde se encuentre un equipo de computo |
| Calificar el desempeño de los administradores. |
| Supervisar que todos los integrantes de SICA cumplan con su horario. |
| Imprimir las estadísticas del dispositivo. |
| Mantener ordenadas las instalaciones de SICA. |
| Limpiar y aspirar los equipos de SICA. |
| Etiquetar los equipos de SICA para optimizar la ubicación de los usuarios. |
| Auxiliar a los profesores ante cualquier duda o inconveniente. |
| Revisar la agenda de los eventos para optimizar que se cumpla con la programación de la misma. |
| Preparar las salas para la realización de los exámenes departamentales. |
| Realizar los diagramas de ubicación de nodos de las diferentes salas de SICA para optimizar su uso y que todos los equipos cuenten con red. |
| Definir las actividades, beneficios y responsabilidades de cada integrante de SICA. |
| Realizar las etiquetas de identificación de equipos de cada SICA. |
| Realizar el inventario de los equipos de cada SICA. |
| Realizar el inventario de las impresoras de cada SICA. |
| Aplicar los exámenes para evaluar el conocimiento y desempeño de los integrantes de SICA. |
| Realizar el inventario de los programas instalados en cada sala de cómputo. |
| Revisar que los equipos funcionen adecuadamente. |
| Atender cualquier reporte de falla mencionado por el usuario. |
| Realizar el inventario de la capacidad (procesador, RAM, disco duro) de cada equipo en SICA. |
| Cumplir con un horario en periodo intersemestral asistiendo en suma un mes más a SICA
En este mes se realizan inventarios (se realizan al mes), instalación de equipo nuevo, reemplazo de los equipos dañados, etc. |
2.- SOPORTE TÉCNICO.
Está conformado por ingenieros, informáticos o asesores con conocimiento y habilidades en cómputo. Los involucrados en esta área se encargan de desarrollar las siguientes actividades:
| Auxiliar a los usuarios ante alguna duda o inconveniente. |
Instalación de software auxiliar para los asesores en sus actividades, por ejemplo:
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| Preparar las salas para recibir los cursos programados. |
| Calificar el desempeño de los administradores. |
| Supervisar que todos los integrantes de SICA cumplan con su horario. |
| Instalar programas solicitados por profesores para optimizar sus clases. |
| Actualizar los programas instalados en cada sala de SICA. |
| Instalación de VPN. |
| Acronizar equipos con fallas. |
| Instalación de equipo nuevo que se asigne al área solicitada. |
| Ofrecer soluciones a problemas de software que se presenten en los equipos. |
| Modificaciones básicas del equipo (Hardware) en caso de ser necesario. |
| Ayudar en el diseño y Optimización de los comunicados digitales que realiza la sala. |
| Apoyar a los profesores en la supervisión de los alumnos en exámenes. |
| Mantener ordenadas las instalaciones de SICA. |
| Limpiar y aspirar los equipos de SICA. |
| Mantener una base de datos de programas requeridos, versiones estables, próximas versiones y requerimientos para el semestre posterior |
| Auxiliar a los profesores ante cualquier duda o inconveniente. |
| Revisar la agenda de los eventos para optimizar que se cumpla con la programación de la misma. |
| Preparar los SICA´s para la realización de los exámenes departamentales. |
| Realizar los diagramas de ubicación de nodos de las diferentes salas de SICA´s para optimizar su uso y que todos los equipos cuenten con red. |
| Definir las actividades, beneficios y responsabilidades de cada integrante de SICA. |
| Realizar el inventario de los equipos de cada SICA. |
| Realizar el inventario de las laptop bajo el resguardo de SICA. |
| Realizar el inventario de las impresoras de cada SICA. |
| Aplicar los exámenes para evaluar el conocimiento y desempeño de los integrantes de SICA. |
| Realizar el inventario de los programas con los que se cuenta en SICA. |
| Realizar el inventario de los programas instalados en cada sala de cómputo. |
| Preparación de los equipos centrales, que sirven de control para TODA la sala |
| Instalar las impresoras en cada equipo. |
| Revisar que los equipos funcionen adecuadamente. |
| Atender cualquier reporte de falla mencionado por el usuario. |
| Realizar un respaldo-imagen de cada modelo con el que SICA cuenta. |
| Realizar el inventario de la capacidad (procesador, RAM, disco duro) de cada equipo en SICA. |
| Formatear el equipo de ser necesario. |
3.- ADMINISTRADORES
Las personas implicadas en el área de administración, deben tener conocimiento de lo realizado por los roles de asesor y soporte técnico, con el fin de que puedan desarrollar de manera adecuada las siguientes actividades.
Los administradores llevan a cabo las siguientes funciones:
| Asignar equipo a cada alumno que solicita el préstamo en SICA 1 y/o SICA 2. |
| Registrar la información del alumno y el equipo que se le ha asignado. |
| Auxiliar a los usuarios ante alguna duda o inconveniente. |
| Imprimir los documentos de los usuarios. |
| Vigilar que los usuarios usen adecuadamente las instalaciones de SICA. |
| Preparar las salas para recibir los cursos programados. |
| Auxiliar a los profesores en el ingreso a salas de los alumnos. |
| Auxiliar a los profesores en la supervisión de los alumnos en exámenes ordinarios. |
| Recolectar los documentos requeridos para ser integrante de SICA. |
| Realizar el acomodo de cada integrante de SICA para cubrir todo el horario de SICA (07:00-20:00) pero respetando el horario de clases y actividades extracurriculares. |
| Calificar el desempeño de los asesores e ingenieros. |
| Calificar el desempeño de los administradores. |
| Supervisar que todos los integrantes de SICA cumplan con su horario. |
| Supervisar que todos los integrantes de SICA cumplan con el reglamento interno. |
| Instalar programas solicitados por profesores para optimizar sus clases. |
| Actualizar los programas instalados en cada sala de SICA. |
| Acronizar equipos con fallas. |
| Imprimir las estadísticas de dispositivo. |
| Realizar tablas y gráficos del número de alumnos que ingresan diariamente a cada sala de SICA. |
| Realizar tablas y gráficos de la cantidad de cursos que se llevan a cabo diariamente en cada SICA. |
| Realizar tablas y gráficos del número de impresiones que se realizan diariamente en cada SICA. |
| Realizar un concentrado de departamentales que se realiza en las instalaciones de SICA |
| Apoyar a los profesores en la supervisión de los alumnos en exámenes departamentales. |
| Registrar o de ser solicitado realizar el acomodo de los alumnos en cada SICA para la realización de los exámenes departamentales. |
| Mantener ordenadas las instalaciones de SICA. |
| Limpiar y aspirar los equipos de SICA. |
| Etiquetar los equipos de SICA para optimizar la ubicación de los usuarios. |
| Auxiliar a los profesores ante cualquier duda o inconveniente. |
| Revisar la agenda de los eventos para optimizar que se cumpla con la programación de la misma. |
| Realizar los gafetes de identificación de cada integrante de SICA. |
| Preparar los SICA´s para la realización de los exámenes departamentales. |
| Realizar los diagramas de ubicación de cada equipo en las diferentes salas para optimizar la visualización de los mismos para los usuarios. |
| Realizar los diagramas de ubicación de nodos de las diferentes salas de SICA para optimizar su uso y que todos los equipos cuenten con red. |
| Realizar el organigrama de SICA. |
| Definir las actividades, beneficios y responsabilidades de cada integrante de SICA. |
| Realización de las estadísticas semestrales de usuarios atendidos en SICA. |
| Realización de las estadísticas semestrales de cursos y talleres realizados en SICA. |
| Realizar las etiquetas de identificación de equipos de cada SICA. |
| Realizar el inventario de los equipos de cada SICA. |
| Realizar el inventario de las laptop bajo el resguardo de SICA. |
| Realizar el inventario de las impresoras de cada SICA. |
| Realizar las tarjetas de identificación de cada equipo en cada SICA. |
| Realización de las tablas de funcionamiento de las salas y salones de cómputo. |
| Elaborar los exámenes para evaluar el conocimiento y desempeño de los integrantes de SICA. |
| Aplicar los exámenes para evaluar el conocimiento y desempeño de los integrantes de SICA. |
| Realizar el inventario de los programas con los que se cuenta en SICA. |
| Realizar el inventario de los programas instalados en cada sala de cómputo. |
| Instalar las impresoras en cada equipo. |
| Revisar que los equipos funcionen adecuadamente. |
| Atender cualquier reporte de falla mencionado por el usuario. |
| Realizar un respaldo-imagen de cada modelo con el que SICA cuenta. |
| Realizar el inventario de la capacidad (procesador, RAM, disco duro) de cada equipo en SICA. |
| Formatear el equipo de ser necesario. |
| Realizar estadísticas semestrales de Cursos realizados en las salas de SICA |
| Asegurar y en su caso solicitar al Jefe de Área el material necesario para la debida operación de las salas. |
| Organizar el Horario semestral. |
| Organizar el horario en periodo intersemestral. |
RESPONSABILIDADES
Cada Rol confiere un nivel distinto de responsabilidad, descrito a continuación:
Rol 1. Asesor.
Responsabilidad: Baja.
A grandes rasgos, sus responsabilidades incluyen la atención a los usuarios y diversos eventos programados en las diferentes salas de SICA, además de incidentes o situaciones relacionadas con el correcto funcionamiento de los equipos.
Tener conocimiento y estar pendiente de los horarios de sus compañeros, así como registrar los reportes cuando sea necesario.
Finalmente, cumplir de la manera más completa posible con el horario que establece durante el semestre y en los periodos intersemestrales.
Rol 2. Soporte técnico.
Responsabilidad: Moderada.
Para llegar a estar en este rol es necesario el conocimiento y experiencia en las actividades realizadas por asesores, pues además de las responsabilidades anteriores, soporte técnico confiere algunas adicionales.
En general, estas están relacionadas principalmente con el mantenimiento y solución eficiente de problemas que se presenten en los equipos de cómputo, impresoras, proyectores, etc.
Muchas situaciones son desconocidas, por lo que es responsabilidad de los miembros de soporte técnico, investigar o idear soluciones, reportar constantemente su avance y al finalizar, elaborar un documento en el que se describa lo realizado, a fin de que pueda ser replicado en un futuro por los colegas que lo requieran.
Rol 3. Administrador.
Responsabilidad: Alta
Los integrantes de SICA involucrados en esta área, deben tener conocimiento y experiencia en todo lo que implican los roles anteriores, pues en cuanto a las responsabilidades, además de las ya mencionadas, la administración suma nuevas.
Principalmente se destacan la organización de actividades, toma de decisiones en aspectos relacionados con los asesores o miembros de soporte técnico y asuntos de tipo académico que ocurran en alguna de las salas.
La organización incluye aspectos como, cubrir la totalidad del horario de atención, por medio del acomodo de los integrantes de SICA y considerando características de los mismos, como aptitudes y actitudes. Asignar las actividades necesarias a los presentes.
En otras áreas, son encargados de los asesores, de registrar sus datos, documentos y otros detalles que sean requeridos.
Hablando de temas de tipo académico, se requiere su atención y presencia al inicio y final de los exámenes.
Cualquier integrante de SICA puede formar parte de cualquier Rol siempre y cuando cuente con el perfil para estos, los integrantes que ingresan a SICA empiezan siendo ASESORES, dependiendo de su desempeño ,actitudes y aptitudes que este tenga puede pasar a la siguiente Rol SOPORTE TÉCNICO en el cual será capacitado para dar servicio técnico a las computadoras y en caso de ser necesario brindará servicio como un ASESOR, si presenta un interés por el SICA así como un gran desempeño el Jefe de área promoverá a este a la Rol 3 ADMINISTRADOR la cual es la que confiere mayor responsabilidad teniendo este cargo será capaz de desempeñar las funciones anteriores, tendrá mayores responsabilidades como control y organización de las salas y liderar el equipo de trabajo
Figura 1.
EJEMPLO:
Un asesor podrá ser administrador (Rol 3) siempre que sea bien evaluado como Rol 1, ser capacitado en Rol 2, y mostrar buenas aptitudes para dirigir un equipo de trabajo.